GDPR compliance
I deployment hanno database e file system separati per una maggiore facilità di estrazione e migrazione dei dati.
Optistudio
Optistudio è una piattaforma gestionale integrata pensata per le organizzazioni desiderano coordinare in modo più efficace la gestione dei clienti, le attività operative e l’amministrazione. La tecnologia utilizzata garantisce aggiornamenti in tempo reale dei dati visualizzati dagli utenti, garantendo la massima efficacia nella gestione dell'azienda.
- Controparti
- Servizi e prodotti
- Rinnovi
- Note
- Attività
- Agenda
- Promemoria
- Archivio
- SMS
- Incassi
- F.E.
01
Risparmia tempo con funzionalità evolute
Automatizza le operazioni ripetitive, riduci i passaggi manuali e mantieni informazioni e collaboratori sempre coordinati.
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Addebita prestazioni e invia fatture massivamente in pochi secondi. Puoi anche automatizzare questi compiti su base periodica.
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Invia mail a gruppi di clienti in base alla loro classificazione o ai servizi periodici a cui aderiscono.
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Archivia e classifica documenti nella posizione del cliente mentre vengono allegati alle e-mail.
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Usa i template mail per ridurre errori e garantire la consistenza delle comunicazioni.
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Accedi alle informazioni amministrative e operative relative ai clienti in pochi click, con anagrafica dotata di campi personalizzati.
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Produci e consulta listini prezzi per cliente, con scontistica o prezzi concordati.
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Tutti gli operatori possono addebitare singole prestazioni ai clienti, riducendo il rischio di dimenticanze o incongruenze grazie ai listini personalizzati.
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Coordina rapidamente i collaboratori delegando attività e arricchisci di informazioni con annotazioni solo dove serve (personali, pubbliche, per reparto, legate a clienti, a periodi di lavoro ecc.).
02
Controlla l'operatività dell'azienda
Coordina persone, reparti e scadenze con una visione condivisa e aggiornata del lavoro da completare.
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Lavora con il calendario delle attività programmate, assegnando compiti ai singoli collaboratori per attività e per periodo.
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Assegna e controlla l'andamento dei singoli compiti a collaboratori o reparti.
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Usa le annotazioni, associale a reparti, clienti, attività periodiche o periodi di lavorazione. Le informazioni saranno visibili solo dove necessario.
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Attività e annotazioni hanno un sistema di feedback collaborativo. I collaboratori potranno seguire l'andamento o lasciare messaggi.
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Tutte le attività sono tracciate, responsabilizzando al massimo i collaboratori e rendendo più semplice comprendere i flussi di lavoro.
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Controlla scadenze e rinnovi rapidamente dalla dashboard principale o dei singoli clienti.
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Controlla l'andamento delle attività periodiche dal calendario di lavoro per capire se tutte le attività sono state completate o se il personale allocato è adeguato per il rispetto delle scadenze.
03
Amministrazione facile e precisa
Mantieni crediti, pagamenti e fatture sotto controllo con informazioni aggiornate e procedure più semplici.
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Controlla in tempo reale i crediti verso i clienti evidenziando le posizioni creditizie più critiche.
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Visualizza e concilia pagamenti, anche parziali sulla posizione del cliente. Gestisci pagamenti parziali, multipli o acconti con facilità.
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Ottieni l'estratto conto per singolo cliente, con fatture aperte, chiuse, saldate parzialmente e sconti/perdite.
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Addebita prestazioni su clienti, utilizzando i prezzi di listino personalizzati.
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Addebita i servizi periodici, anche in quantità variabile con scontistica automatizzabile, per periodo a prezzi concordati.
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Automatizza l'invio di fatture o estratti conto creditizi per agevolare il recupero crediti.
04
Tutto in un sistema.
La piattaforma riunisce clienti e controparti, listini, servizi, rinnovi, note, attività, agende, promemoria, documenti, comunicazioni, pagamenti, controllo dei crediti e fatturazione, riducendo l’inserimento ripetuto di dati, il tempo dedicato alla ricerca delle informazioni, la loro classificazione e comunicazione.
05
Una scheda centralizzata.
Ogni controparte dispone di una scheda centralizzata che raccoglie informazioni anagrafiche e aziendali, recapiti, documenti, comunicazioni, servizi e scadenze.
06
Campi e configurazioni.
Permessi differenziati, listini personalizzati, modelli e configurazioni consentono a Optistudio di adattarsi al metodo di lavoro dell’organizzazione.
07
Una visione più completa.
Optistudio rappresenta le relazioni tra controparti, indicando contatti, dipendenti, rappresentanti legali, soci, consulenti e collaboratori esterni, per offrire una visione più completa dei rapporti tra persone, professionisti e aziende. Ogni relazione dispone inoltre di un archivio dedicato, condiviso e consultabile dalla scheda di entrambe le controparti.
08
Password manager.
La scheda raccoglie anche credenziali (password manager), situazione amministrativa e campi personalizzati, garantendo accesso rapido alle informazioni necessarie senza consultare programmi terzi, cartelle o archivi separati.
09
Informazioni nel giusto contesto.
Il sistema supporta note e attività operative, collegabili a clienti, a servizi periodici o a specifici periodi di lavoro. Note e attività possono essere private o pubbliche, con visibilità globale o per reparto, per garantire che informazioni, osservazioni e confronti restino nel giusto contesto.
10
Il lavoro sotto controllo.
Le attività consentono invece di organizzare e controllare il lavoro da svolgere. Possono essere assegnate a un collaboratore o a un reparto, dotate di una scadenza con data e ora, indicate come urgenti oppure messe temporaneamente in pausa. Sono supportate le checklist ed è possibile partire da modelli riutilizzabili, così da rendere chiare le procedure ricorrenti. Commenti, cronologia delle modifiche, aggiornamenti non letti e possibilità di seguire una specifica attività aiutano il gruppo a comprendere cosa è cambiato, cosa resta da fare e chi ne è responsabile. Le attività completate rimangono consultabili e possono eventualmente essere riaperte.
11
Pianificare e ricordare.
Separatamente, l’agenda permette di pianificare appuntamenti ed eventi con orari definiti o per giornate intere. Ogni evento può includere titolo, descrizione e colore identificativo. Il calendario può essere condiviso con altri collaboratori, in sola consultazione oppure con la possibilità di inserire e modificare gli eventi. I promemoria automatici possono essere inviati ai clienti prima dell’appuntamento e includere, opzionalmente, un link per annullarlo.
12
Archivio e scadenze.
Optistudio organizza i documenti dei clienti e gli archivi condivisi delle loro relazioni mediante una struttura configurabile di cartelle, categorie e contenitori. I file possono essere classificati e associati a date, note e scadenze, anche calcolate automaticamente in base alla categoria. Gli allegati possono inoltre essere archiviati e classificati direttamente durante la preparazione di un’e-mail.
13
Comunicazioni inviate e tracciate.
Optistudio consente di inviare e-mail e SMS e di consultare, per ogni cliente, la cronistoria delle comunicazioni inviate. I template riutilizzabili favoriscono comunicazioni coerenti; le e-mail possono essere inviate massivamente a gruppi di clienti selezionati tramite tag. La coda mostra stato, errori e nuovi tentativi, mentre per gli allegati inviati tramite collegamenti pubblici viene registrata la data del primo download.
14
Ciclo amministrativo completo.
Optistudio collega alla stessa controparte addebiti, proforma, incassi, crediti e fatture elettroniche. I listini personalizzati guidano gli addebiti, singoli o massivi; gli incassi possono essere completi, parziali, registrati come acconti o distribuiti su più fatture. Estratti conto e controllo crediti evidenziano posizioni aperte, parzialmente saldate o critiche; sconti, perdite e note di credito completano la gestione amministrativa.
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Delegare attività autorizzate.
Optistudio offre interfacce che consentono al sistema di comunicare con altri strumenti, inclusi gli agenti AI. Ciò permette di delegare attività autorizzate, come recuperare e organizzare informazioni, monitorare scadenze, preparare contenuti o eseguire procedure predefinite, nel rispetto dei permessi stabiliti e con supervisione umana quando prevista.
16
Meno dispersione.
17
Compliance e Sicurezza
Anonimizzazione
Ex-dipendenti ed ex-clienti possono essere eliminati risultando anonimizzati in caso di future consultazioni a dati a loro collegati.
Sovranità dati
Tutti i server utilizzati sono collocati in varie farm europee da società europee.
Sicurezza
Audit automatici costanti del codice da esperti e sistemi di AI, quali Claude, Codex, Gemini, ecc... per garantire la massima sicurezza.